Ссылка на приложение Microsoft Access обычно находится в одном из подчиненных меню пункта Главного меню Программы (Windows 95 ) или в группе Microsoft Office (Windows 3.x). Вы запускаете и завершаете MS Access любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули (см. п. 15.1.3). Таким образом, информационная система, созданная в Access — это файл базы данных .MDB плюс инструментарий самой Access. Эксплуатация такой ИС — это обработка документа .MDB приложением Access.
После загрузки Access ожидает от вас одного из следующих распоряжений:
либо создать новую базу данных, т. е. файл с расширением .MDB;
либо открыть существующую базу данных, т. е. файл с расширением .MDB.
Создание БД. После выбора команды [Файл-Создать...], на экране появляется стандартный файлер, в котором вам надо указать имя и адрес создаваемого файла базы данных. Например, для нашей информационной системы мы выбрали имя TOVAR.MDB. Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне вы будете проводить все операции — создавать и манипулировать объектами БД.
Открытие БД. После выбора команды, на экране появляется стандартный файлер, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла базы данных. Затем в окне приложения раскрывается окно базы данных, обеспечивающее вам доступ к уже созданным объектам БД и возможность создавать новые объекты.
MS Access — многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла .MDB.
Однако это окно порождает множество дочерних окон (таблицы, запроса, формы и т. д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно, — любым из стандартных способов Windows. Кроме того, не закрывая окна, вы можете сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя, — точно так же, как это делается с файлами: командой [Файл-Сохранить] или [Файл-Сохранить как...].
Итак, в окне базы данных находится перечень существующих объектов БД — таблиц, запросов и т. д. С окном любого объекта
(дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы). Следует четко различать две группы операций в MS Access:
создание, открытие и закрытие файла базы данных (.MDB);
манипуляции с объектами Access: команды [Сохранить] и [Сохранить как...] применяются автономно к каждому открытому объекту БД (таблице запросу и т. д.).
Не смешивайте также манипуляции со структурой объектов БД и оперативную работу с «начинкой» информационной системы.
